A redução das perdas ligadas à inadimplência passa pelo controle da evolução dos recebimentos assim como da previsão dum conjunto de ação a implementar quando se verifica um atraso.
Controle dos tetos e dos atrasos
Ter um controlo permanente dos clientes com uma planilha de controle que indica para cada cliente: o total da dívida, o valor não vencido, o valor vencido (a parte vencida é classificada por períodos de antiguidade, < 15 dias, >15 dias e <30 dias,>30 dias e <60 dias ...). Esta planilha deve estar atualizada e analisada semanalmente. Convém ter esta planilha emitida diretamente pelo seu programa financeiro.
Para com os clientes que ficam com notas fiscais vencidas devem ser tomadas logo providências. Deve haver uma pessoa encarregada e responsável deste controle.
Negociar um plano de liquidação
O principio de base é contatar o devedor incumpridor assim que a divida estiver com atraso. É perguntado o motivo do atraso e é negociada uma nova data para o pagamento.
Notar as informações fornecidas pelo cliente, motivo do atraso, nome e cargo das pessoas contatadas, nova data negociada.
Pedir que o seu devedor lhe enviasse via fax um pedido escrito dum novo prazo de pagamento com indicação do motivo do atraso. É um favor que você faz a seu devedor de lhe dar uma nova data, o mínimo que ele deve fazer é cumprir esta formalidade. Tente obter um cheque pré-datado com o novo vencimento.
Se o seu cliente não puder pagar duma só vez o seu debito estabelece um plano de liquidação da divida.
Avisa o comercial da situação, pondera já a aplicação de juros e o corte do fornecimento ou condiciona a manutenção de um fornecimento reduzido ao respeito do plano de liquidação
O objetivo e mostrar logo firmeza para que o devedor entenda que com você ele não conseguirá se subtrair ao pagamento da sua divida. Caso não for cumprido o plano de liquidação se aplica o plano de ação descrito na regra n.4.